こんにちは、カンマンの制作課デザイナーの横田です。コロナウイルスの影響で完全在宅ワークになった影響で1kg体重が増えました。#全部コロナのせいだ。(※普通に自分の日頃の運動不足のせいです)
今年は感染リスクと人混みを避けるために車の中から桜を眺めました?私の場合、人混み苦手で外より家派なので緊急事態宣言出なくてもほぼ普段通りの生活です?
今回は前後編に渡り社内のワーク効率化やタスク管理についてのお話をしようと思います。前編ではワーク管理についてが主題になります。
【ワークマネジメントツール】失敗の歴史
私はカンマンに入社二年目ですが、過去にはタスク管理で失敗してきた歴史があります。
私が入社以前にはTrelloを試していたようです。
入社してからはAsanaも社内で試しても見ましたが浸透はしませんでした。
ガントチャート管理としてみんなでガント！も試して見ましたがお試しとして終わりそうです。
タスク管理ツールが浸透しない理由・・・
あちこちタブを開いて見るものがあるからでは？
各々アプリやツール使っていると思うのですが、
例えばAsanaはブラウザ立ち上げて開いたはいいものの、業務の都合上開いたタブあちこち見る→結果そのうち忘れる
しかもみんな段々と使っていかなくなるから更新しなくなる・・・
ふと気がついたら、ブラウザに数えられないほどのタブが開いていて、ファビコンだらけ！！
えぇ・・・何これ？状態になりますね。自分は慣れているからファビコンで判断しています?
とにかく
ブックマークから探す→ログインする→そして書き込む手間
業務が忙しいとなかなかめんどう！！
アプリもたくさん開いていて、ブラウザのタブも繁雑。日頃から捗らない原因の１つでした。
タスクやワーク管理するときの書く側の見やすさ、更新しやすさ、自分以外のスタッフの見やすさ、それに割く時間・・・
これを改善するにはどうすればいいのか考えて見ました。
Googleツール使いすぎ問題
先ほどの複数のタブ画像のように、Googleスプレッドシートやドキュメントなど開きすぎてタブだらけ！Googleドライブ開いて探すだけでもえ〜とどこだっけってなり時間がかかりますね。
特によくあるのが、予定確認したい→Googleカレンダータブ作業中に消してしまってまた見に行く、とかGmailも作業中に邪魔になって消すけれど、返信がきて再度開く・・とかです。
つまり、よく使うものをまとめて管理できるものがあればとっても楽なのです。
そこで探して見つけたものを以下で紹介！
よく使うアプリ一括管理！！「Station」とは?
色々検索してたらStationというアプリを一括管理できるアプリを見つけました。
DropboxもSlackもたった1つのアプリで！Webサービスを統合管理できるmacOS用アプリ「Station」
詳しい導入方法は上記リンクの参考サイトをご覧ください。
弊社ではSlackで連絡管理してるのですが、Slack連絡したあと、Googleツールを大量のタブから開くことにかなり煩わしさを感じていました。
この「Station」を使うことで、煩わしさから解放！！
自分でよく使うアプリを追加して連携してアプリケーションタブを表示できます！
最初の設定さえ済めば、クリックしたらすぐ切り替わるので、確認作業や業務作業のスピード感が上がります。
Google系はこんな感じです
私が連携したアプリリストの一部と順番はこちら
- Slack
- Googleカレンダー
- Gmail
- Google Drive
- Gmail
- Trello
- Dropbox Paper
- ChatWork
- Bitbucket
- Google Analytics
- Dropbox
- Zoom
- Google keep
- Google系
- タスク系
- Gitなどのデベロッパーツール
- 広告系
- デザインツール
- SNS
などなど連携できるアプリは様々あり多岐に渡ります！
こちらの記事もStationの魅力がスマートに伝えられていてオススメ！
「Station」メリット
- 連絡系アプリへの移動がスムーズ(Slack→Gmail等)
- 予定確認しやすい
- 普段使うツールを探す作業が早くなり時間短縮
- 使いやすいUI
- ブラウザを使ってタブで開いていたものもstationで管理できる(Dropbox Paper等)
- アプリ切り替えで、最後に見ていたページにすぐ到達できる
Slackは複数登録したらチャンネル移動などもスムーズになりますね！
(※Slack通話着信が入った時は二重になったりするのでご注意を！)
その他機能はこちら
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- 通知一覧機能
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- 検索機能
通知一覧には、Slackの通知などがバーっと一覧になってて見やすいです。
Stationを終了すると通知一覧は消えるみたいです。
「Station」デメリット
今の所あまりないですが、例えばDropbox Paper等を複数開いて置きたいって時は見にくいかもしれませんね。切り替えは自体は簡単にできます。それと、自分で快適に設定したマルチディスプレイの方がいいなって方は慣れている環境の方がいいかもですね?ノートPCがメインの人にはぜひオススメしたいですね。
GitLabも連携できたら最強だったのですが、セキュリティの問題なのか表示できませんでした。
最後にまとめ
作業にスピード感を出したい人にはぜひ導入して試してもらいたいですね。私は作業がスムーズになりましたし、スマートにストレス軽減になりました！
前編はStationについてお話したので、後編はタスク管理についてお話したいと思います！
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